ナレッジマネジメント成功へ導く社内SNSの魅力とは--トークノート 高橋氏が講演

スピーディーな情報共有とナレッジの蓄積を両立するには？

　トークノートが提供する「Talknote」は2万社以上の導入実績がある。高橋氏はその特徴について「Talknoteは『共通の価値観が浸透したいい会社をつくる』をサービスコンセプトに開発・提供しています。この中で極めて重要なのが、価値観は日常のコミュニケーションによって浸透する、という考え方です」と語る。

高橋秀行氏
トークノート
セールス&マーケティング
リーダー

　Talknote上のコミュニケーションは、大きく「グループ」と「メッセージ」の2つに分けられている。グループは、売上/自社の問題点/生産性/競合他社のニュースなどを適切なメンバーに共有し、議論する掲示板のようなもの。ビジネスに関する現況の共有で生まれる、メンバーの当事者意識を重視した作りになっている。これに対して、会話のようなコミュニケーションを実現するのがメッセージだ。安全かつスピーディーなやりとりにより、生産性の向上を図ることができる。

　高橋氏は「ナレッジマネジメントの観点では、各テーマにおけるスピーディーな情報共有と同時に、それをナレッジとして蓄積していく必要があります。Talknoteのグループとメッセージを使い分ければ、こうした情報の共有・蓄積が容易に行えるのです」と語る。

チャットツールとは異なる社内SNSならではの特徴

　続いて高橋氏は、一般的なチャットツールと比べた社内SNSの特徴について解説した。まず社内SNSの場合、チャットツールより広範に伝えられるという特性から「情報の共有や広報に強い」点が挙げられる。また「活性化と効率化」を両立できるのもポイントのひとつ。新しいツールで情報共有が活性化されると、流通する情報量が増えるため、場合によっては煩雑な情報過多の状態に陥ることがある。そこでテーマごとのグループを設けることにより、活性化しながらも効率的な情報共有が可能になるわけだ。同様の観点で「テーマ別グループの活用による情報整理のしやすさ」も魅力といえる。

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　さらに高橋氏は、社内SNSにおける「運用設計の重要性」についても指摘した。社内SNSは導入しただけで課題解決ができるものではなく、どれだけの時間でどのような効果を上げていくか、どのようなグループを作るかなど、事前の運用設計が極めて重要になる。この運用設計をベースに、現実のプロジェクトや会議と結びつけることで効果が発揮されるのだ。この辺りは、導入後すぐに簡易なコミュニケーション手段として利用できるチャットツールと異なる部分といえる。

　そのほか「オープンなコミュニケーションとの相性の良さ」もポイントとなる。チャットツールでは1対1でのやりとりが中心となるが、社内SNSの効果を上げるにはオープンなコミュニケーションをベースに使うことが重要になるそうだ。

企業がツールを選ぶ上で重要なポイント

　高橋氏は、企業がツールを選ぶ上ではどのような点に注意すれば良いかについても、10のポイントを挙げて解説した。まず重要になるのが、実際に現場で使いたい「機能」と、ストレスなく利用できる「性能」を有しているかだ。ツールは使われなければ意味がないため、不便に感じさせない機能や性能は選定上で大きなポイントとなる。また、各社の要件を満たす「セキュリティ」、直感的に使える「UI/UX」、サービス自体の「安定性」なども大切な要素だ。

　さらに「現在利用しているツールとの棲み分け」も考える必要がある。たとえば、これまでメールのみで情報共有を行っていた企業では、社内コミュニケーションのみを新ツールへ移行するのか、社外まで含めて適用するのか、実務の連絡と情報共有でツールを使い分けるのか、といった具合だ。高橋氏は「こうした棲み分けをどこまで明確化できるかも、浸透の度合いに関わる重要なポイントといえます」と語る。

　そのほか、疑問や問題点をすぐに解決できる「サポート」、価格をはじめとした「契約条件」、ツールに関する「今後の開発方針」や「長期利用時のイメージ」などもしっかりと確認しておくことが求められる。

　ここから高橋氏は、Talknote導入企業の具体的な活用事例を紹介した後、社内SNSに関する運用失敗の主な原因、ナレッジマネジメント活用において成功・失敗するポイント、営業系組織でのナレッジシェア活用例などについても言及。来場者に自社のコミュニケーション環境を再考する重要性を訴え、講演を終えた。